Mode Gelap
Uang Muka Gaji
Untuk karyawan yang menerima upah di tengah bulan — misalnya dibayar mingguan — sementara proses payroll tetap berjalan satu kali per bulan.
Path menu: Penggajian → Uang Muka Gaji (/salary-advances)
Kenapa Payroll Tetap Bulanan?
Masa pajak PPh 21 di Indonesia adalah bulanan, dan tarif TER dihitung per masa bulanan. Bila payroll dijalankan empat kali sebulan, pajaknya terpotong empat kali dalam satu masa dan hasilnya salah — begitu pula akumulasi setahun dan koreksi Desember.
Karena itu yang dibuat fleksibel adalah kapan uangnya keluar, bukan kapan penghasilan dihitung.
Yang perlu diingat
Berapa kali pun uang muka dicairkan, bruto, PPh 21, dan BPJS tidak berubah sama sekali. Yang berkurang hanya sisa yang dibayarkan di akhir bulan.
Bedanya dengan Kasbon
| Uang Muka Gaji | Kasbon | |
|---|---|---|
| Sifat | Upah yang sudah dikerjakan, dibayar lebih awal | Pinjaman karyawan |
| Pelunasan | Sekaligus di slip masa itu | Dicicil beberapa bulan |
| Akun pembukuan | Uang Muka Gaji (1-1145) | Kasbon Karyawan (1-1140) |
DANGER
Bila upah mingguan dicatat sebagai Kasbon, laporan akan menunjukkan karyawan berutang terus-menerus padahal mereka hanya menerima upahnya sendiri lebih awal.
Persiapan
1. Tandai karyawannya. Buka Karyawan → tab Kepegawaian → Frekuensi Pembayaran: Bulanan (bawaan), Mingguan (4× sebulan), atau Dua Mingguan (2× sebulan). Penandaan ini per orang, jadi dalam satu perusahaan boleh campur.
2. Akun pembukuan. Bila memakai add-on Akunting, pastikan akun 1-1145 Uang Muka Gaji ada di COA. Akun ini otomatis tersedia untuk institusi baru.
Membuat Uang Muka
Buat Massal (disarankan)
- Klik Buat Massal.
- Isi Masa Gaji (mis.
2026-08) — slip masa inilah yang akan memotongnya. - Pilih Frekuensi → sistem menarik semua karyawan aktif bertanda itu.
- Isi Tanggal Cair.
- Periksa tabel: kolom Sudah Ada menunjukkan uang muka yang sudah dibuat di masa itu (agar tidak dobel), dan kolom Nominal sudah berisi saran yang boleh diubah.
- Kosongkan nominal untuk karyawan yang minggu itu tidak dibayar — barisnya dilewati.
- Klik Buat … Uang Muka.
Nominal saran dihitung dari komponen gaji tetap dibagi jumlah pencairan. Itu hanya titik awal; upah mingguan nyata jarang persis seperempat gaji bulanan.
Satuan
+ Tambah Uang Muka → pilih karyawan, nominal, tanggal cair, dan masa gaji. Nomor dibuat otomatis (mis. UMG-00001).
Mencairkan
Setelah uang benar-benar diserahkan, klik ikon Cairkan. Sistem membuat jurnal DRAFT Dr Uang Muka Gaji / Cr Kas di Akunting, lalu menampilkan tanda ✓ Cair.
Beban gaji belum diakui di sini — pengakuannya tetap sekali saja saat payroll diposting.
Memotong di Payroll
Pada payroll run masa yang sama, klik Terapkan Uang Muka lalu Hitung. Uang muka dipotong penuh sekaligus (bukan dicicil).
Aturan Penguncian
- Nominal & masa gaji terkunci setelah dipotong di payroll atau setelah dicairkan.
- Tidak bisa dihapus bila sudah dipotong/berjurnal — batalkan saja agar riwayat utuh.
- Tidak bisa membuat uang muka baru untuk masa yang payroll-nya sudah Final/Diposting.
Pertanyaan Umum
Karyawan tidak muncul di Buat Massal — frekuensinya masih Bulanan, atau karyawannya tidak aktif.
Kolom Gaji Tetap nol — karyawan belum punya komponen gaji tetap. Nominal tetap bisa diketik manual.
Take-home minus — uang muka melebihi gaji bersih bulan itu. Kurangi nominalnya sebelum finalisasi.
Potongan tidak muncul di slip — pastikan sudah klik Terapkan Uang Muka, dan masa gaji uang muka sama persis dengan periode run.