Penawaran (Quotation)

Penawaran (quotation) adalah dokumen penawaran harga resmi yang dikirim ke pelanggan B2B, misalnya untuk paket study tour, outbound, gathering, atau acara rombongan lainnya. Penawaran memuat produk tiket, layanan tambahan (termasuk kamar hotel), perhitungan diskon/pajak/DP, serta masa berlaku. Bila pelanggan menerima penawaran, sistem otomatis membuat Deal untuk ditindaklanjuti. Penawaran biasanya dibuat sebagai kelanjutan dari sebuah Inquiry.

Path menu: Penjualan → Quotations (/quotations)

---

Papan Kanban Penawaran

Halaman utama Penawaran menampilkan data dalam bentuk papan Kanban, bukan tabel. Setiap kolom mewakili satu status, dan tiap kartu adalah satu penawaran.

Kolom yang ditampilkan di kanban:

Kolom	Status	Keterangan
Draft	draft	Penawaran baru dibuat, masih bisa diedit.
Menunggu Approval	pending_approval	Diajukan Sales Executive, menunggu persetujuan atasan.
Terkirim	sent	Penawaran sudah dikirim ke pelanggan.
Diterima	accepted	Pelanggan menerima; Deal otomatis dibuat.
Ditolak	rejected	Pelanggan menolak penawaran.

Selain status di atas, sistem juga mengenal status Revisi (revised) dan Kadaluarsa (expired). Keduanya tidak ditampilkan sebagai kolom kanban tersendiri.

Tiap kartu menampilkan nomor penawaran, nama organisasi, judul, total nilai, tanggal event, dan masa berlaku (berubah merah bila sudah lewat). Penanda tambahan muncul di kartu: Approved / Menunggu / Ditolak (status approval) dan Rev. n bila penawaran sudah direvisi lebih dari sekali.

Interaksi Kartu

• Klik kanan kartu membuka menu konteks berisi aksi yang tersedia.
• Geser (drag) kartu antar kolom memicu aksi: geser ke Terkirim membuka dialog kirim email, geser ke Diterima / Ditolak membuka dialog respons. Kartu yang sudah Diterima/Ditolak tidak bisa dipindah, dan kartu tidak bisa dikembalikan ke Draft.

---

Alur Status Penawaran

Draft ──(ajukan)──> Menunggu Approval ──(setujui)──> Draft (siap kirim)
  │                        │
  │                        └──(tolak approval)──> Draft (untuk direvisi)
  │
  └──(kirim)──> Terkirim ──(pelanggan terima)──> Diterima  → Deal dibuat
                    │
                    ├──(pelanggan tolak)──> Ditolak
                    └──(lewat masa berlaku)──> Kadaluarsa

Persetujuan (Approval) Sebelum Kirim

Alur persetujuan bergantung pada peran (role) pengguna:

Peran	Perilaku
Owner & Sales Manager	Dapat langsung mengirim penawaran tanpa persetujuan.
Sales Executive	Harus mengajukan persetujuan (Ajukan Persetujuan) dan memilih approver (Owner/Sales Manager). Penawaran baru bisa dikirim setelah disetujui.

• Ajukan Persetujuan — Sales Executive memilih approver dari daftar; status berubah ke Menunggu Approval.
• Setujui — Approver menyetujui (opsional dengan catatan); penawaran siap dikirim.
• Tolak (approval) — Approver menolak dengan alasan wajib; penawaran dikembalikan ke Draft untuk direvisi.

---

Membuat Penawaran Baru

Klik + Buat Quotation pada papan kanban, atau buat langsung dari sebuah Inquiry (tombol Buat Quotation pada Inquiry akan membuka form dengan data awal terisi otomatis dari inquiry tersebut).

Organisasi & Kontak

• Organisasi — Wajib dipilih dari daftar organisasi.
• Kontak — Opsional, daftar kontak menyesuaikan organisasi yang dipilih.

Detail Penawaran

• Judul Quotation — Misalnya "Paket Study Tour SMA Negeri 1".
• Deskripsi — Deskripsi singkat paket.
• Berlaku Sampai — Tanggal penawaran kadaluarsa (masa berlaku).

Detail Event

• Tanggal Mulai & Tanggal Selesai — Rentang tanggal acara.
• Jam Mulai & Jam Selesai.

Bila item penawaran mengandung produk berbasis waktu (time based) dengan venue, muncul tombol Cek ketersediaan venue untuk melihat kalender venue.

Produk Tiket

Klik Pilih Produk untuk memilih dari katalog produk tiket. Untuk tiap item diisi: nama produk (terkunci dari katalog), deskripsi, qty, harga satuan, dan diskon (%). Subtotal dihitung otomatis.

Item Tiket Harus dari Katalog

Input tiket manual sengaja tidak disediakan. Produk tiket wajib dipilih dari katalog agar memiliki product_id — ini diperlukan untuk fulfillment (penerbitan tiket/barcode) saat deal lunas. Item tanpa product_id tidak dapat di-fulfill.

Layanan Tambahan (Add-on)

Klik Pilih Layanan (dari katalog layanan), Kamar Hotel (bila modul hotel aktif), atau Manual untuk menambahkan add-on. Tiap add-on memuat nama, catatan, qty/jumlah kamar, harga satuan, dan unit (pax, kamar, dll). Add-on ditandai badge Hotel, kategori katalog, atau Manual.

Khusus add-on Kamar Hotel: qty diartikan sebagai jumlah kamar, dan harga satuan adalah harga per kamar untuk seluruh menginap (tarif dasar dikali jumlah malam yang dihitung otomatis dari rentang tanggal event).

Perhitungan Harga

• Tipe Diskon — Persentase (%) atau Nominal.
• Nilai Diskon — Sesuai tipe yang dipilih.
• Pajak (%) — Default 11%.
• DP (%) — Persentase uang muka, default 50%.

Ringkasan menampilkan subtotal produk tiket, subtotal layanan, subtotal gabungan, diskon, pajak, total, dan nilai DP secara otomatis.

Syarat & Catatan

• Syarat Pembayaran — Contoh: "Pembayaran DP 50% setelah quotation disetujui".
• Syarat & Ketentuan.
• Catatan Internal — Catatan untuk tim (tidak untuk pelanggan).

Klik Simpan Draft untuk menyimpan penawaran berstatus Draft.

---

Menahan Kamar Hotel (Tentative Block)

Bila modul hotel aktif dan penawaran memuat add-on kamar hotel, sistem menghubungkan penawaran ke modul hotel untuk menahan kamar sementara (tentative block) selama masa berlaku penawaran. Alur ini otomatis mengikuti perubahan status penawaran:

Peristiwa	Tindakan pada Kamar Hotel
Penawaran dikirim (Terkirim)	Kamar ditahan (hold) sampai tanggal Berlaku Sampai.
Penawaran diterima	Hold dikonversi menjadi reservasi pasti yang tertaut ke Deal.
Penawaran ditolak	Hold dilepas; kamar kembali tersedia.
Penawaran direvisi	Hold dilepas.
Penawaran kadaluarsa (lewat masa berlaku)	Hold dilepas otomatis oleh job terjadwal.

Sifat Penahanan Kamar

Penahanan bersifat best-effort dan hanya berjalan bila penawaran memiliki add-on kamar hotel dan tanggal event terisi. Kegagalan menahan/melepas kamar tidak menggagalkan perubahan status penawaran. Harga negosiasi B2B tetap tercatat di penawaran/deal CRM (ditagih via faktur/AR), bukan pada tarif operasional kamar hotel.

Cek Ketersediaan Kamar

Pada form, tombol Cek Ketersediaan Kamar membuka modal untuk memperkirakan ketersediaan kamar hotel pada rentang tanggal tertentu (total, terisi, tersedia, dan tarif per malam per tipe kamar).

Informasi Prediktif

Modal Cek Ketersediaan Kamar bersifat prediktif — angka "Tersedia" adalah total kamar aktif dikurangi reservasi yang menumpuk pada rentang tanggal tersebut. Modal ini belum mengunci kamar; penahanan kamar baru terjadi saat penawaran dikirim.

---

Detail Penawaran

Menu konteks Lihat Detail membuka ringkasan penawaran: nomor, revisi, status, masa berlaku, organisasi, kontak, judul, info persetujuan (bila ada), serta ringkasan harga (subtotal, diskon, pajak, total, DP). Dari detail Draft tersedia tombol Edit.

---

Aksi pada Penawaran

Aksi tersedia melalui menu konteks (klik kanan kartu), menyesuaikan status dan peran:

Aksi	Kapan tersedia
Lihat Detail	Selalu.
Edit	Status Draft atau Terkirim.
Download PDF	Selalu.
Ajukan Persetujuan	Sales Executive, status Draft, belum disetujui.
Setujui / Tolak (approval)	Owner/Sales Manager, status Menunggu Approval.
Kirim Email	Draft/Revisi yang boleh dikirim (Manager/Owner langsung; Sales Executive setelah disetujui).
Terima & Convert ke Deal	Status Terkirim.
Tolak	Status Terkirim.

Mengirim Penawaran via Email

Dialog Kirim Quotation via Email terisi otomatis email dan nama kontak. Tambahkan pesan opsional lalu kirim. Penawaran akan berubah status menjadi Terkirim.

Download PDF

Mengunduh penawaran dalam format PDF (nama berkas mengikuti nomor penawaran).

Menerima Penawaran

Saat penawaran diterima (menu Terima & Convert ke Deal atau geser ke kolom Diterima), sistem menampilkan konfirmasi lalu:

• Status penawaran menjadi Diterima.
• Deal otomatis dibuat dari penawaran.
• Bila terhubung inquiry, inquiry ikut ditandai Won.

Menolak Penawaran

Menu Tolak meminta alasan penolakan (opsional), lalu mengubah status menjadi Ditolak.

---

Hubungan dengan Modul Lain

Modul	Hubungan
Inquiry	Penawaran umumnya dibuat dari inquiry yang qualified; inquiry ikut ter-update saat penawaran dikirim/diterima.
Deal	Penawaran yang diterima otomatis membuat Deal.
Organisasi & Kontak	Setiap penawaran terkait satu organisasi (dan kontak opsional).
Katalog Produk Tiket & Layanan	Item dan sebagian add-on diambil dari katalog agar bisa di-fulfill.
Modul Hotel	Add-on kamar hotel menahan/melepas kamar mengikuti status penawaran.