Refund

Refund adalah proses pengembalian dana atas order penjualan yang sudah selesai. Poztix Retail menggunakan alur persetujuan: setiap refund harus diajukan terlebih dahulu dari sebuah order, lalu ditinjau (disetujui/ditolak) dan diproses oleh pengguna yang memiliki hak akses. Refund dapat berupa refund penuh (seluruh order) maupun refund sebagian (hanya item tertentu).

Path menu: Transaksi → Refunds

• Ajukan refund (dari order): /orders/{id}/refund
• Tinjau & proses refund (daftar persetujuan): Orders → Refunds (/orders/refunds)

---

Alur Refund

Ajukan Refund (dari order) → Menunggu → Disetujui / Ditolak → Diproses

Tahap	Keterangan
Ajukan Refund	Kasir/admin membuka order yang sudah selesai dan mengajukan permintaan refund. Refund selalu masuk dengan status Menunggu.
Menunggu	Permintaan menunggu peninjauan oleh approver. Belum ada dana yang dikembalikan.
Disetujui / Ditolak	Approver menyetujui atau menolak permintaan. Penolakan wajib disertai alasan.
Diproses	Refund yang sudah disetujui dieksekusi (dana dikembalikan), opsional dengan nomor referensi transfer.

Tidak Ada Auto-Approve

Setiap refund yang diajukan selalu berstatus Menunggu dan memerlukan persetujuan. Tidak ada pengaturan auto-approve — refund tidak akan langsung diproses hanya karena diajukan.

---

Mengajukan Refund dari Order

Refund tidak dibuat dari halaman daftar. Refund hanya bisa diajukan dari sebuah order yang sudah selesai.

1. Buka order yang bersangkutan dari menu Orders, lalu klik Refund (mengarah ke /orders/{id}/refund).
2. Sistem menampilkan ringkasan order (nomor order dan total order). Hanya order berstatus selesai (completed) yang dapat direfund; order lain akan ditolak otomatis.
3. Pilih Tipe Refund:
   • Refund Penuh — seluruh nilai order dikembalikan.
   • Refund Sebagian — centang item yang ingin direfund pada panel Item Order. Total refund dihitung otomatis dari item yang dipilih. Anda juga dapat mengisi Jumlah Refund secara manual (maksimal sebesar total order).
4. Pilih Metode Refund: Tunai, Transfer Bank, atau QRIS.
5. Isi Alasan Refund (wajib). Alasan digunakan untuk audit.
6. Periksa Ringkasan Refund (tipe, metode, dan total refund).
7. Klik Ajukan Refund.

Setelah berhasil, muncul notifikasi "Permintaan refund berhasil diajukan, menunggu persetujuan" dan Anda diarahkan kembali ke halaman order. Permintaan kini muncul di daftar refund dengan status Menunggu.

Refund Sebagian

Pada refund sebagian, hanya item yang dicentang yang dikembalikan. Item yang sudah dibatalkan (cancelled) pada order tidak muncul sebagai pilihan.

---

Daftar Refund (Workbench Persetujuan)

Halaman /orders/refunds adalah tempat approver meninjau dan memproses permintaan refund. Setiap baris adalah satu permintaan refund beserta statusnya.

Kolom	Keterangan
No	Nomor urut baris
No. Refund	Nomor unik refund yang di-generate sistem
No. Order	Nomor order asal yang direfund
Alasan	Alasan refund yang dicatat saat pengajuan
Jumlah Refund	Nominal dana yang diminta untuk dikembalikan
Status	Menunggu, Disetujui, Ditolak, atau Diproses
Tanggal	Tanggal dan waktu pengajuan (request)
Aksi	Tombol Detail, dan Setujui/Tolak/Proses sesuai status

Status Refund

Status	Arti
Menunggu	Baru diajukan, menunggu peninjauan
Disetujui	Sudah disetujui, siap untuk diproses
Ditolak	Permintaan ditolak, tidak ada dana dikembalikan
Diproses	Refund sudah dieksekusi dan dana dikembalikan

---

Meninjau dan Memproses Refund

Aksi Setujui, Tolak, dan Proses hanya tersedia bagi pengguna yang memiliki hak akses persetujuan. Tanpa hak akses tersebut, sistem menampilkan pesan "Anda tidak memiliki hak akses..." saat tombol ditekan.

Melihat Detail

Klik ikon Detail (mata) pada baris mana pun untuk melihat rincian lengkap: nomor refund, nomor order, tipe, metode, jumlah, total order, alasan, status, riwayat pengaju/penyetuju/pemroses, alasan penolakan (jika ada), nomor referensi, serta daftar item yang direfund.

Menyetujui Refund (status Menunggu)

1. Pada baris berstatus Menunggu, klik ikon Setujui (centang hijau).
2. Tambahkan Catatan bila perlu (opsional).
3. Klik Setujui. Status berubah menjadi Disetujui.

Menolak Refund (status Menunggu)

1. Pada baris berstatus Menunggu, klik ikon Tolak (silang merah).
2. Isi Alasan Penolakan (wajib).
3. Klik Tolak. Status berubah menjadi Ditolak.

Memproses Refund (status Disetujui)

1. Pada baris berstatus Disetujui, klik ikon Proses Refund (kartu).
2. Sistem menampilkan konfirmasi berisi nomor refund, jumlah, dan metode.
3. Isi No. Referensi Transfer bila relevan (opsional) dan Catatan (opsional).
4. Klik Proses Refund. Status berubah menjadi Diproses.

Refund Tidak Dapat Dibatalkan

Setelah refund diproses, transaksi tidak dapat dibatalkan. Pastikan jumlah dan metode sudah benar sebelum menekan Proses Refund.

---

Filter & Export

Panel filter di atas tabel membantu mempersempit data:

1. Status — pilih salah satu status (Menunggu, Disetujui, Ditolak, Diproses).
2. Tanggal Request — batasi berdasarkan tanggal pengajuan refund.

Gunakan tombol Export pada panel filter untuk mengunduh data refund ke Excel (No, No. Refund, No. Order, Alasan, Jumlah Refund, Status, Tanggal Request, Diajukan Oleh).

---

Dampak Refund

Refund yang diproses berdampak pada beberapa area:

Area	Dampak
Laporan Penjualan	Total penjualan berkurang sebesar jumlah refund
Stok / Inventory	Stok produk yang direfund dapat bertambah kembali (jika produk memakai manajemen stok)
Akunting Sync	Jurnal refund dikirim ke modul Accounting
Laporan Cash Flow	Refund tunai tercatat sebagai pengeluaran kas

Audit Trail Refund

Setiap refund menyimpan jejak lengkap — siapa yang mengajukan, menyetujui/menolak, dan memproses, beserta waktunya. Manfaatkan detail refund untuk mengaudit proses secara berkala.