Mode Gelap
Purchase Request (PR)
Purchase Request (Permintaan Pembelian) digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang sebelum dibuatkan Purchase Order. Proses ini memastikan setiap pembelian melalui tahap persetujuan yang terkontrol.
Path menu: Inventory → Purchase Requests (/inventory/purchase-requests)
Perbedaan dengan Procurement di Accounting
PR di modul Retail fokus pada pengadaan stok fisik untuk toko/gudang. Jika Anda mengaktifkan add-on Finance & Accounting, modul tersebut memiliki Procurement terpisah yang fokus pada kontrol keuangan — terhubung ke pusat biaya, anggaran, dan pencatatan hutang (AP).
Alur Status Purchase Request
Purchase Request memiliki alur status sebagai berikut:
Draft → Submitted → Approved / Rejected| Status | Keterangan |
|---|---|
| Draft | PR baru dibuat, masih bisa diedit. Belum diajukan untuk persetujuan. |
| Submitted | PR sudah diajukan dan menunggu persetujuan dari atasan/manager. |
| Approved | PR disetujui. Dapat dikonversi menjadi Purchase Order. |
| Rejected | PR ditolak. Terdapat catatan alasan penolakan. |
Daftar Purchase Request
Halaman utama menampilkan seluruh PR dalam bentuk tabel dengan informasi berikut:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Nomor PR | Nomor unik yang di-generate otomatis (format: PR-YYYYMMDD-NNN) |
| Tanggal | Tanggal pengajuan PR |
| Dibuat Oleh | Nama user yang membuat PR |
| Jumlah Item | Total jenis barang yang diminta |
| Status | Draft, Submitted, Approved, atau Rejected |
| Catatan | Ringkasan catatan atau alasan permintaan |
Gunakan filter di bagian atas untuk menyaring berdasarkan status, tanggal, atau kata kunci.
Membuat Purchase Request Baru
- Klik tombol Buat PR Baru di pojok kanan atas.
- Isi header PR:
- Tanggal — Tanggal pengajuan (default: hari ini).
- Catatan — Alasan atau keterangan mengapa barang dibutuhkan.
- Tambahkan item yang diminta:
- Klik Tambah Item.
- Pilih Produk dari daftar produk yang tersedia.
- Isi Qty (jumlah yang diminta).
- Pilih Satuan (pcs, box, karton, kg, dll).
- Tambahkan Catatan Item jika diperlukan (opsional).
- Ulangi langkah 3 untuk setiap produk yang dibutuhkan.
- Klik Simpan sebagai Draft untuk menyimpan tanpa mengajukan, atau klik Simpan & Ajukan untuk langsung submit.
Simpan Draft Terlebih Dahulu
Jika Anda belum yakin dengan seluruh item yang dibutuhkan, simpan sebagai Draft terlebih dahulu. Anda bisa mengedit dan menambahkan item kapan saja sebelum mengajukan (submit).
Mengedit Purchase Request
Purchase Request hanya dapat diedit selama masih berstatus Draft.
- Buka PR yang berstatus Draft dari daftar.
- Ubah data header atau item sesuai kebutuhan.
- Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
PR yang Sudah Submitted Tidak Bisa Diedit
Jika perlu mengubah PR yang sudah di-submit, hubungi atasan untuk menolak (reject) PR tersebut, kemudian buat PR baru dengan data yang sudah diperbaiki.
Mengajukan Purchase Request (Submit)
- Buka PR yang berstatus Draft.
- Pastikan semua item dan qty sudah benar.
- Klik tombol Ajukan atau Submit.
- Status PR akan berubah menjadi Submitted dan menunggu persetujuan.
Menyetujui atau Menolak Purchase Request
Pengguna dengan hak akses approval (biasanya Manager atau Owner) dapat menyetujui atau menolak PR.
Menyetujui PR
- Buka PR yang berstatus Submitted.
- Periksa daftar item yang diminta.
- Klik tombol Approve.
- Status PR berubah menjadi Approved.
Menolak PR
- Buka PR yang berstatus Submitted.
- Klik tombol Reject.
- Isi Alasan Penolakan pada dialog yang muncul.
- Klik Konfirmasi. Status PR berubah menjadi Rejected.
Konversi PR ke Purchase Order
Setelah PR berstatus Approved, Anda dapat mengonversinya menjadi Purchase Order:
- Buka PR yang berstatus Approved.
- Klik tombol Buat PO dari PR.
- Sistem akan membuka form Purchase Order baru dengan item yang sudah terisi dari PR.
- Pilih Supplier dan lengkapi data harga.
- Simpan Purchase Order.
Satu PR Bisa Menjadi Beberapa PO
Jika item dalam satu PR berasal dari supplier yang berbeda, Anda dapat membuat beberapa PO dari satu PR. Pilih item yang relevan untuk masing-masing supplier.
Detail Purchase Request
Halaman detail PR menampilkan:
- Header — Nomor PR, tanggal, status, pembuat, catatan.
- Daftar Item — Tabel produk yang diminta beserta qty dan satuan.
- Riwayat Status — Log perubahan status (siapa, kapan, catatan).
- PO Terkait — Daftar Purchase Order yang dibuat dari PR ini (jika ada).