Mode Gelap
Purchase Request (PR)
Purchase Request (Permintaan Pembelian) adalah pengajuan kebutuhan barang dari sebuah outlet. Admin outlet membuat PR untuk barang yang perlu ditambah stoknya, PR diajukan ke Owner/Manager untuk disetujui, kemudian dipenuhi (fulfillment) melalui Stock Transfer dari outlet lain atau Purchase Order ke supplier. Alur ini memastikan setiap penambahan stok melalui tahap persetujuan yang terkontrol.
Path menu: Pengadaan → Permintaan Barang (/inventory/purchase-requests)
Perbedaan dengan Procurement di Accounting
PR di modul Retail fokus pada pengadaan stok fisik untuk outlet/gudang. Jika Anda mengaktifkan add-on Finance & Accounting, modul tersebut memiliki Procurement terpisah yang fokus pada kontrol keuangan — terhubung ke pusat biaya, anggaran, dan pencatatan hutang (AP).
Fitur Pengadaan (paket Profesional)
Purchase Request adalah bagian dari fitur Pengadaan (permintaan barang, PO, penerimaan, retur, konsinyasi, supplier, belanja cepat) yang tersedia di paket Profesional ke atas.
Alur Status Purchase Request
Purchase Request memiliki alur status sebagai berikut:
Draft → Diajukan → Disetujui → Sebagian Dipenuhi → Terpenuhi
↘ Ditolak
(Draft/Diajukan) ↘ Dibatalkan| Status | Keterangan |
|---|---|
| Draft | PR baru dibuat, masih bisa diajukan atau dibatalkan. Belum masuk antrean persetujuan. |
| Diajukan | PR sudah diajukan (submit) dan menunggu persetujuan dari Owner/Manager. |
| Disetujui | PR disetujui dan siap dipenuhi (fulfillment) via Stock Transfer atau Purchase Order. |
| Sebagian Dipenuhi | Sebagian item sudah dipenuhi, masih ada qty yang tertunda (pending). |
| Terpenuhi | Seluruh qty pada semua item sudah dipenuhi. |
| Ditolak | PR ditolak. Terdapat catatan alasan penolakan. |
| Dibatalkan | PR dibatalkan saat masih Draft atau Diajukan. Tidak diproses lebih lanjut. |
Prioritas Purchase Request
Setiap PR memiliki tingkat prioritas yang membantu Owner/Manager menentukan urutan penanganan:
| Prioritas | Keterangan |
|---|---|
| Rendah | Kebutuhan tidak mendesak. |
| Normal | Prioritas standar (default). |
| Tinggi | Perlu diproses lebih cepat. |
| Urgent | Sangat mendesak, tangani terlebih dahulu. |
Daftar Purchase Request
Halaman utama menampilkan seluruh PR dalam bentuk tabel dengan informasi berikut:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| No. PR | Nomor unik yang di-generate otomatis |
| Outlet | Outlet yang mengajukan permintaan (nama dan kode) |
| Prioritas | Rendah, Normal, Tinggi, atau Urgent |
| Items | Jumlah jenis barang yang diminta. Jika sebagian sudah dipenuhi, ditampilkan progres qty (terpenuhi/total) |
| Status | Draft, Diajukan, Disetujui, Sebagian Dipenuhi, Terpenuhi, Ditolak, atau Dibatalkan |
| Tanggal | Tanggal pembuatan PR |
Gunakan filter di bagian atas untuk menyaring berdasarkan Outlet, Status, Prioritas, atau kata kunci (No. PR / nama outlet). Data juga dapat diekspor ke Excel.
Membuat Purchase Request Baru
- Klik tombol Buat Purchase Request di bagian atas daftar.
- Isi bagian Informasi Purchase Request:
- Outlet — Outlet yang membutuhkan barang (wajib). Anda hanya dapat memilih outlet yang ditugaskan kepada Anda; Owner dapat memilih semua outlet.
- Prioritas — Rendah, Normal, Tinggi, atau Urgent (default: Normal).
- Tanggal Dibutuhkan — Perkiraan tanggal barang dibutuhkan (opsional).
- Catatan — Alasan atau keterangan tambahan (opsional).
- Tambahkan item pada bagian Item Permintaan:
- Klik Tambah Produk.
- Cari produk berdasarkan nama, SKU, atau barcode, lalu klik Pilih.
- Produk masuk ke daftar bersama Stok Saat Ini (informasi stok berjalan).
- Isi Qty Diminta (minimal 1).
- Ulangi langkah 3 untuk setiap produk yang dibutuhkan. Gunakan tombol hapus (ikon tempat sampah) untuk membuang item.
- Klik Buat Purchase Request. PR dibuat dengan status Draft.
Tidak Ada Pilihan Satuan
Item PR hanya meminta Qty Diminta — tidak ada pemilihan satuan (Satuan) per item. Kuantitas mengikuti satuan dasar produk. Penetapan harga dan satuan pembelian ditentukan nanti pada tahap fulfillment (PO/Stock Transfer).
Mengajukan Purchase Request (Submit)
PR yang baru dibuat berstatus Draft dan belum masuk antrean persetujuan.
- Buka PR yang berstatus Draft dari daftar.
- Pastikan semua item dan Qty Diminta sudah benar.
- Klik tombol Submit untuk Approval.
- Status PR berubah menjadi Diajukan dan menunggu persetujuan.
Selama masih Draft atau Diajukan, PR dapat dibatalkan lewat tombol Batalkan (status menjadi Dibatalkan).
Menyetujui atau Menolak Purchase Request
Pengguna dengan hak akses approval (biasanya Manager atau Owner) dapat menyetujui atau menolak PR yang berstatus Diajukan.
Menyetujui PR
- Buka PR yang berstatus Diajukan.
- Periksa daftar item yang diminta.
- Klik tombol Setujui, lalu konfirmasi.
- Status PR berubah menjadi Disetujui dan siap dipenuhi.
Menolak PR
- Buka PR yang berstatus Diajukan.
- Klik tombol Tolak.
- Isi Alasan Penolakan pada dialog yang muncul (wajib).
- Klik Ya, Tolak. Status PR berubah menjadi Ditolak dan alasan ditampilkan di halaman detail.
Pemenuhan (Fulfillment) Purchase Request
Setelah PR berstatus Disetujui (atau Sebagian Dipenuhi), barang dipenuhi melalui pengadaan terpusat gudang. Tidak ada lagi konversi PR menjadi Purchase Order secara langsung — pemenuhan dilakukan lewat tombol Cek Ketersediaan Stok dan Fulfill PR di halaman detail, yang otomatis membuatkan Stock Transfer dan/atau Purchase Order sesuai pilihan Anda.
Halaman detail menampilkan ringkasan kemajuan: Total Items, Total Qty Diminta, Terpenuhi, dan Pending. Tabel item memuat kolom Qty Diminta, Terpenuhi, dan Pending per produk.
Cek Ketersediaan Stok
- Buka PR yang berstatus Disetujui atau Sebagian Dipenuhi.
- Klik Cek Ketersediaan Stok.
- Sistem menampilkan tabel per produk:
- Qty Diminta — jumlah yang diminta.
- Tersedia (ST) — qty yang bisa dipenuhi via Stock Transfer dari outlet lain.
- Perlu PO — qty yang harus dibeli dari supplier via Purchase Order.
- Stok di Outlet Lain — rincian outlet yang memiliki stok beserta jumlahnya.
Gunakan informasi ini untuk memutuskan item mana yang dipindahkan dari outlet lain dan mana yang harus dibeli.
Fulfill PR
- Klik Fulfill PR.
- Untuk setiap item yang masih pending, tentukan:
- Metode — Stock Transfer (dari outlet lain) atau Purchase Order (dari supplier).
- Qty — jumlah yang dipenuhi (tidak melebihi qty pending).
- Sumber — untuk Stock Transfer pilih outlet asal; untuk Purchase Order pilih supplier dan isi harga satuan.
- Klik Proses Fulfillment.
- Sistem otomatis membuat Purchase Order dan/atau Stock Transfer sesuai pilihan, lalu menambah nilai Terpenuhi pada item terkait.
Status PR berpindah ke Sebagian Dipenuhi selama masih ada qty pending, dan menjadi Terpenuhi setelah seluruh qty terpenuhi.
Pemenuhan via Pengadaan Terpusat (Gudang)
Jika add-on Pengadaan Terpusat (Gudang) aktif, pemenuhan PR ditangani sepenuhnya oleh gudang pusat melalui distribusi ke outlet. Pada kondisi ini, tombol Fulfill lokal disembunyikan dan halaman detail menampilkan catatan: "Pemenuhan ditangani oleh Pengadaan Terpusat (Gudang). PR ini akan terisi otomatis saat barang didistribusikan ke outlet."
Detail Purchase Request
Halaman detail PR menampilkan:
- Header — Nomor PR, outlet, badge prioritas dan status, serta tombol Cetak.
- Info — Tanggal dibuat & pembuat, Tanggal Dibutuhkan, waktu Diajukan/Disetujui/Ditolak beserta pelakunya, Catatan, dan Alasan Penolakan (jika ada).
- Ringkasan — Kartu Total Items, Total Qty Diminta, Terpenuhi, dan Pending.
- Daftar Item PR — Tabel produk beserta Qty Diminta, Terpenuhi, Pending, dan Catatan per item.
- Tombol Aksi — Sesuai status: Submit/Batalkan (Draft), Setujui/Tolak/Batalkan (Diajukan), atau Cek Ketersediaan Stok/Fulfill PR (Disetujui & Sebagian Dipenuhi).