Mode Gelap
Sinkronisasi Akunting
Fitur Sinkronisasi Akunting menghubungkan data penjualan dari modul Retail ke modul Accounting (Finance & Accounting) secara otomatis. Setiap transaksi penjualan dan refund yang terjadi di POS akan dikirim ke sistem akunting untuk pencatatan jurnal keuangan.
Path menu: Laporan → Akunting Sync (/orders/accounting-sync)
Cara Kerja Sinkronisasi
Proses sinkronisasi berjalan secara otomatis setiap kali transaksi penjualan atau refund selesai diproses di POS:
- Transaksi terjadi di POS -- kasir menyelesaikan penjualan atau memproses refund.
- Data dikirim ke Accounting -- sistem secara otomatis mengirim data transaksi ke modul Accounting melalui event internal.
- Jurnal dibuat otomatis -- modul Accounting menerima data dan membuat jurnal akuntansi sesuai mapping akun yang telah dikonfigurasi.
- Status diperbarui -- status sinkronisasi pada halaman ini diperbarui mengikuti hasil proses: Sent saat data terkirim, Synced jika jurnal berhasil dibuat, atau Failed jika terjadi kesalahan.
Fitur Add-on
Sinkronisasi Akunting hanya tersedia jika institusi Anda mengaktifkan add-on Accounting. Jika add-on belum aktif, halaman akan terkunci. Hubungi administrator atau upgrade langganan Anda melalui Poztix Console untuk mengaktifkan fitur ini.
Kartu Ringkasan
Di bagian atas halaman terdapat kartu ringkasan yang menampilkan jumlah order per status: Total, Synced, Sent, Failed, dan Pending. Setiap kartu dapat diklik untuk memfilter tabel berdasarkan status tersebut. Klik kartu Total untuk menampilkan kembali seluruh order.
Daftar Sinkronisasi
Tabel pada halaman ini menampilkan seluruh order beserta status sinkronisasinya ke modul Accounting.
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| No. Order | Nomor order transaksi |
| Waktu Order | Tanggal dan waktu order asli |
| Customer | Nama pelanggan (beserta nomor telepon jika tersedia) |
| Total | Nilai total transaksi |
| Status Sync | Status sinkronisasi ke Accounting |
| Synced At | Tanggal dan waktu sinkronisasi berhasil |
| Aksi | Tombol retry untuk order yang belum tersinkron |
Setiap baris yang belum berstatus Synced juga dilengkapi kotak centang untuk retry secara massal.
Status Sinkronisasi
Setiap order memiliki salah satu status sinkronisasi berikut:
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Pending | Order belum dikirim ke Accounting. Biasanya terjadi karena order baru saja dibuat atau sistem sedang memproses. |
| Sent | Data order sudah terkirim ke modul Accounting namun proses pembuatan jurnal belum dikonfirmasi selesai. |
| Synced | Order berhasil disinkronkan dan jurnal akuntansi sudah dibuat di modul Accounting. |
| Failed | Sinkronisasi gagal. Perlu ditinjau dan di-retry secara manual. |
Retry Manual
Order yang belum berstatus Synced (yaitu Pending, Sent, atau Failed) dapat dikirim ulang ke Accounting secara manual dengan tiga cara:
Retry per baris
- Temukan order yang belum tersinkron pada tabel.
- Klik tombol Retry (ikon refresh) pada kolom Aksi di baris tersebut.
- Sistem akan mencoba mengirim ulang data ke modul Accounting. Jika berhasil, status berubah menjadi Synced.
Retry massal (terpilih)
- Centang beberapa order yang ingin di-retry pada kotak centang di kolom pertama.
- Klik tombol Retry (n) di bagian atas tabel, dengan n adalah jumlah order yang dipilih.
- Sistem akan memproses retry untuk semua order terpilih dan menampilkan jumlah yang berhasil serta gagal.
Retry Failed
- Jika terdapat order gagal, tombol Retry Failed akan muncul di bagian atas tabel.
- Klik tombol tersebut untuk mengirim ulang seluruh order berstatus Failed yang tampil di halaman saat ini.
Periksa Penyebab Kegagalan
Kegagalan sinkronisasi umumnya disebabkan oleh: koneksi ke server Accounting terputus, mapping akun belum dikonfigurasi, atau data transaksi tidak lengkap. Periksa System Logs untuk detail error yang lebih spesifik.
Mapping Akun
Agar sinkronisasi berjalan dengan benar, mapping antara transaksi retail dan akun akuntansi harus dikonfigurasi terlebih dahulu di modul Accounting. Berikut adalah mapping akun standar yang digunakan:
| Transaksi Retail | Akun Akuntansi | Posisi |
|---|---|---|
| Penjualan (Revenue) | Pendapatan Penjualan Retail (4-2100) | Kredit |
| Harga Pokok Penjualan (HPP) | HPP / Cost of Goods Sold (5-2100) | Debit |
| Kas Tunai | Kas / Cash (1-1100) | Debit |
| Pembayaran QRIS | Bank (sesuai rekening QRIS) | Debit |
| Pembayaran Kartu | Bank (sesuai rekening EDC) | Debit |
| Refund Tunai | Kas / Cash (1-1100) | Kredit |
| Persediaan / Inventory | Persediaan Barang Dagang (1-1400) | Kredit (saat penjualan) |
Mapping akun ini dikonfigurasi oleh tim finance di modul Accounting. Hubungi administrator Accounting jika Anda menemukan kesalahan mapping.
Filter
Gunakan panel filter untuk mempersempit data sinkronisasi:
- Filter Tanggal Order -- tentukan rentang tanggal order (mendukung rentang, sebelum, sesudah, atau tanggal tertentu).
- Pencarian -- ketik nomor order pada kolom pencarian untuk menemukan order tertentu.
Untuk memfilter berdasarkan status, klik salah satu kartu ringkasan di bagian atas halaman (lihat bagian Kartu Ringkasan).
Export Data
Gunakan tombol Export pada panel filter untuk mengunduh data sinkronisasi yang sedang ditampilkan ke file Excel.
Troubleshooting
| Masalah | Solusi |
|---|---|
| Semua transaksi berstatus Pending | Pastikan modul Accounting aktif dan server Accounting berjalan. Periksa koneksi jaringan. |
| Retry tetap gagal | Periksa System Logs untuk detail error. Kemungkinan mapping akun belum lengkap atau terdapat masalah data. |
| Jurnal di Accounting tidak sesuai | Periksa konfigurasi mapping akun di modul Accounting. Pastikan akun-akun yang digunakan sudah benar. |
| Transaksi tidak muncul di daftar sync | Transaksi mungkin masih dalam antrian pemrosesan. Tunggu beberapa saat dan refresh halaman. |
Sinkronisasi Harian
Periksa halaman ini secara rutin, terutama di pagi hari, untuk memastikan semua transaksi hari sebelumnya sudah berhasil disinkronkan. Segera lakukan retry untuk transaksi yang gagal agar laporan keuangan di modul Accounting selalu akurat dan up-to-date.