Purchase Order (PO)

Purchase Order (Pesanan Pembelian) adalah dokumen resmi yang dikirim ke supplier untuk memesan barang. PO menjadi dasar penerimaan barang (Goods Receipt) dan pencatatan hutang ke supplier.

Path menu: Inventory → Purchase Orders (/inventory/purchase-orders)

Perbedaan dengan PO di Accounting

PO di modul Retail fokus pada pengadaan stok fisik untuk toko. Modul Accounting memiliki PO terpisah yang fokus pada pencatatan keuangan — terhubung ke akun GL, pusat biaya, dan otomatis membuat Tagihan (Bill/AP).

---

Alur Status Purchase Order

Draft → Sent → Partially Received → Received → Cancelled

Status	Keterangan
Draft	PO baru dibuat, belum dikirim ke supplier. Masih bisa diedit.
Sent	PO sudah dikirim/dikonfirmasi ke supplier. Menunggu pengiriman barang.
Partially Received	Sebagian barang sudah diterima, masih ada item yang belum lengkap.
Received	Semua barang sudah diterima lengkap sesuai PO.
Cancelled	PO dibatalkan. Tidak ada penerimaan barang yang diproses.

---

Daftar Purchase Order

Halaman utama menampilkan seluruh PO dalam bentuk tabel:

Kolom	Keterangan
Nomor PO	Nomor unik yang di-generate otomatis (format: PO-YYYYMMDD-NNN)
Tanggal	Tanggal pembuatan PO
Supplier	Nama supplier tujuan
Jumlah Item	Total jenis barang dalam PO
Total	Total nilai PO (jumlah harga seluruh item)
Status	Status terkini PO

Gunakan filter untuk menyaring berdasarkan status, supplier, rentang tanggal, atau kata kunci.

---

Membuat Purchase Order Baru

Membuat PO Manual

1. Klik tombol Buat PO Baru di pojok kanan atas.
2. Isi header PO:
   • Supplier — Pilih supplier dari daftar. Klik untuk membuka dropdown pencarian.
   • Tanggal PO — Tanggal pembuatan pesanan (default: hari ini).
   • Tanggal Diharapkan — Estimasi tanggal barang diterima (opsional).
   • Catatan — Instruksi khusus untuk supplier (opsional).
3. Tambahkan item pesanan:
   • Klik Tambah Item.
   • Pilih Produk dari daftar produk.
   • Isi Qty (jumlah yang dipesan).
   • Isi Harga Satuan — Harga beli per unit dari supplier.
   • Subtotal akan dihitung otomatis (Qty x Harga Satuan).
4. Periksa Total PO di bagian bawah formulir.
5. Klik Simpan sebagai Draft atau Simpan & Kirim untuk langsung mengirim ke supplier.

Membuat PO dari Purchase Request

1. Buka Purchase Request yang berstatus Approved.
2. Klik tombol Buat PO dari PR.
3. Sistem otomatis mengisi item PO berdasarkan item dari PR.
4. Pilih Supplier dan isi Harga Satuan untuk setiap item.
5. Simpan PO.

Harga Otomatis dari Riwayat

Saat memilih produk, sistem akan menampilkan harga beli terakhir dari supplier yang sama sebagai referensi. Anda tetap bisa mengubah harga sesuai kesepakatan terbaru.

---

Mengirim Purchase Order (Send)

1. Buka PO yang berstatus Draft.
2. Periksa semua item, qty, dan harga sudah benar.
3. Klik tombol Kirim PO.
4. Status PO berubah menjadi Sent.

Setelah PO berstatus Sent, data item dan harga tidak dapat diubah lagi. Jika ada kesalahan, batalkan PO dan buat yang baru.

---

Mengedit Purchase Order

PO hanya dapat diedit selama berstatus Draft:

1. Buka PO dari daftar.
2. Klik tombol Edit.
3. Ubah supplier, item, qty, atau harga sesuai kebutuhan.
4. Klik Simpan.

---

Membatalkan Purchase Order

1. Buka PO yang berstatus Draft atau Sent.
2. Klik tombol Batalkan PO.
3. Isi alasan pembatalan pada dialog konfirmasi.
4. Status PO berubah menjadi Cancelled.

PO yang Sudah Partially Received Tidak Bisa Dibatalkan

Jika sudah ada Goods Receipt yang mengacu ke PO ini, PO tidak bisa dibatalkan secara langsung. Anda perlu mengembalikan barang yang sudah diterima melalui fitur Purchase Return terlebih dahulu.

---

Detail Purchase Order

Halaman detail PO menampilkan informasi lengkap:

• Header — Nomor PO, tanggal, supplier, status, catatan.
• Daftar Item — Tabel produk, qty dipesan, qty diterima, harga satuan, dan subtotal.
• Ringkasan — Total nilai PO, total item, status penerimaan.
• Goods Receipt Terkait — Daftar penerimaan barang yang mengacu ke PO ini.
• Purchase Return Terkait — Daftar retur barang terkait PO ini.
• Riwayat Status — Log perubahan status PO.

---

Tabel Ringkasan Item PO

Pada detail PO, setiap item menampilkan kolom berikut:

Kolom	Keterangan
Produk	Nama dan kode produk
Qty Dipesan	Jumlah yang dipesan ke supplier
Qty Diterima	Jumlah yang sudah diterima via Goods Receipt
Sisa	Selisih qty dipesan dikurangi qty diterima
Harga Satuan	Harga beli per unit
Subtotal	Qty Dipesan x Harga Satuan

Cetak Purchase Order

Anda dapat mencetak PO dalam format PDF untuk dikirim ke supplier. Klik tombol Cetak atau Download PDF pada halaman detail PO.