Purchase Order (PO)

Purchase Order (Pesanan Pembelian) adalah dokumen resmi untuk memesan barang dari supplier. PO menjadi dasar penerimaan barang (Goods Receipt/Penerimaan Barang) dan pencatatan hutang dagang (Bill) ke supplier di Akuntansi.

Path menu: Pengadaan → Purchase Order (/inventory/purchase-orders)

Perbedaan dengan PO di Accounting

PO di modul Retail fokus pada pengadaan stok fisik untuk toko. Modul Accounting memiliki PO terpisah yang fokus pada pencatatan keuangan — terhubung ke akun GL, pusat biaya, dan otomatis membuat Tagihan (Bill/AP).

Butuh pembelian tunai cepat?

Untuk pembelian tunai kecil yang tidak perlu melewati alur PR/PO dan persetujuan, gunakan fitur Belanja Cepat (Quick Purchase) yang terpisah. Belanja Cepat langsung mencatat penerimaan barang dan pembayaran tunai tanpa membuat PO.

---

Alur Status Purchase Order

PO melewati tahap persetujuan sebelum barang dapat diterima:

Draft → Diajukan → Disetujui → Diterima Sebagian → Diterima

Status	Keterangan
Draft	PO baru dibuat, belum diajukan. Masih menunggu untuk di-submit ke proses persetujuan.
Diajukan (submitted)	PO sudah diajukan (submit) dan menunggu persetujuan atasan/penyetuju.
Disetujui (approved)	PO sudah disetujui. Barang sudah boleh dibuatkan Penerimaan Barang.
Diterima Sebagian (partially_received)	Sebagian barang sudah diterima, masih ada item yang belum lengkap.
Diterima (received)	Semua barang sudah diterima lengkap sesuai PO.
Dibatalkan (cancelled)	PO dibatalkan. Tidak ada penerimaan barang yang diproses.

---

Daftar Purchase Order

Halaman utama menampilkan seluruh PO dalam bentuk tabel:

Kolom	Keterangan
No. PO	Nomor unik yang di-generate otomatis
Supplier	Nama dan kode supplier tujuan
Outlet	Outlet tujuan pengiriman barang
Status	Status terkini PO
Items	Total jenis barang dalam PO
Total	Total nilai PO (jumlah harga seluruh item)
Tanggal	Tanggal pembuatan PO (dan ETA jika ada)

Gunakan filter Status, Supplier, Outlet, dan rentang tanggal untuk menyaring data. Data juga dapat diekspor ke Excel.

---

Membuat Purchase Order Baru

1. Klik tombol Tambah di atas tabel.
2. Isi header PO:
   • Supplier — Pilih supplier dari daftar dropdown. Data kontak, alamat, NPWP, dan termin mengikuti Master Supplier.
   • Outlet Tujuan — Outlet yang akan menerima barang (wajib).
   • Tanggal Diharapkan Tiba — Estimasi tanggal barang diterima (opsional).
   • Catatan — Instruksi tambahan (opsional).
3. Tambahkan item pesanan:
   • Klik Tambah Produk, cari berdasarkan nama/SKU/barcode, lalu Pilih.
   • Isi Qty (jumlah yang dipesan).
   • Pilih Satuan Beli bila produk punya satuan beli (mis. dus/lusin/kodi). Sistem menampilkan konversi ke satuan dasar yang akan masuk stok.
   • Isi Harga / Satuan Beli — Harga beli per unit. Default diisi dari harga pokok (cost) produk dan dapat diubah.
   • Subtotal dihitung otomatis (Qty × Harga).
4. Periksa TOTAL di bagian bawah tabel item.
5. Klik Buat Purchase Order.

PO selalu dibuat dengan status Draft. PO belum dikirim ke supplier maupun masuk proses persetujuan sampai Anda melakukan submit dari halaman detail.

Supplier harus dari Master Supplier

Supplier hanya bisa dipilih dari Master Supplier — tidak bisa diketik bebas. Jika supplier belum ada, klik + Supplier baru (mengarah ke /inventory/suppliers/create) atau tambahkan lebih dulu lewat menu Master Supplier, lalu kembali membuat PO.

Harga Beli Default

Saat memilih produk, sistem mengisi harga beli default dari harga pokok (cost) produk. Anda tetap bisa mengubahnya sesuai kesepakatan terbaru dengan supplier.

---

Mengajukan dan Menyetujui PO

PO harus disetujui sebelum barang dapat diterima. Alurnya dua langkah: Submit lalu Setujui.

Mengajukan (Submit)

1. Buka PO yang berstatus Draft.
2. Periksa kembali supplier, item, qty, dan harga.
3. Klik tombol Submit untuk Approval.
4. Status PO berubah menjadi Diajukan.

Menyetujui (Approve) atau Menolak (Reject)

Pengguna dengan hak akses persetujuan melakukan tindakan berikut pada PO berstatus Diajukan:

1. Buka PO yang berstatus Diajukan.
2. Untuk menyetujui: klik Setujui, lalu konfirmasi. Status berubah menjadi Disetujui dan PO siap dibuatkan Penerimaan Barang.
3. Untuk menolak: klik Tolak, isi alasan penolakan (wajib). Alasan penolakan ditampilkan di halaman detail.

---

Membatalkan Purchase Order

1. Buka PO yang berstatus Draft atau Diajukan.
2. Klik tombol Batalkan.
3. Isi alasan pembatalan pada dialog konfirmasi (opsional).
4. Status PO berubah menjadi Dibatalkan.

PO yang Sudah Disetujui Tidak Bisa Dibatalkan

Setelah PO Disetujui (approved), tombol Batalkan tidak lagi tersedia. PO juga tidak dapat diedit — jika ada kesalahan pada PO Draft/Diajukan, batalkan lalu buat PO baru.

---

Menerima Barang (Goods Receipt)

Penerimaan Barang hanya dapat dibuat dari PO yang sudah Disetujui (atau Diterima Sebagian jika masih ada item pending):

1. Buka PO berstatus Disetujui / Diterima Sebagian.
2. Klik tombol Buat Penerimaan Barang (atau Buat Penerimaan Baru di bagian riwayat).
3. Sistem membuka form Penerimaan Barang yang sudah terisi item dari PO. Input jumlah barang yang benar-benar diterima, lalu konfirmasi.
4. Setelah Penerimaan dikonfirmasi, stok bertambah dan Bill hutang dagang otomatis dibuat di Akuntansi.

Jika hanya sebagian barang yang diterima, PO menjadi Diterima Sebagian dan sisa item bisa diterima pada penerimaan berikutnya. Ketika seluruh item lengkap, status menjadi Diterima.

---

Detail Purchase Order

Halaman detail PO menampilkan:

• Header — Nomor PO, supplier, outlet, dan badge status.
• Info Waktu — Tanggal dibuat/pembuat, ETA, serta jejak Diajukan, Disetujui, Ditolak, dan Diterima beserta pelakunya. Alasan penolakan (jika ada) ditampilkan menonjol.
• Kartu Ringkasan — Total Items, Total Qty, jumlah Diterima / Total Qty, dan Total Nilai.
• Tombol Aksi — Berubah sesuai status (Submit, Setujui, Tolak, Batalkan, Buat Penerimaan Barang).
• Riwayat Penerimaan Barang — Daftar Goods Receipt terkait, lengkap dengan status, qty diterima/ditolak, total, tanggal, dan nomor Bill Akuntansi.
• Daftar Item PO — Tabel rincian item.

---

Tabel Daftar Item PO

Pada detail PO, setiap item menampilkan kolom berikut:

Kolom	Keterangan
Produk	Nama, SKU, dan varian produk
Satuan Beli	Satuan pemesanan beserta konversi ke satuan dasar
Qty	Jumlah yang dipesan
Diterima	Jumlah yang sudah diterima via Penerimaan Barang
Pending	Sisa qty yang belum diterima
Harga	Harga beli per satuan beli
Subtotal	Qty × Harga
Catatan	Catatan per item