Penerimaan Barang (Goods Receipt)

Penerimaan Barang (Goods Receipt Note / GRN) digunakan untuk mencatat barang yang diterima dari vendor berdasarkan Purchase Order (PO). Setelah penerimaan dikonfirmasi, status PO akan otomatis diperbarui sesuai jumlah barang yang sudah diterima.

Path menu: Procurement → Penerimaan Barang (/procurement/goods-receipts)

---

Daftar Penerimaan Barang

Halaman utama menampilkan seluruh catatan penerimaan barang:

Kolom	Keterangan
Nomor GRN	Nomor unik penerimaan (format: GRN-YYYY-NNN)
Tanggal Terima	Tanggal barang diterima
Nomor PO	Nomor Purchase Order yang menjadi acuan
Vendor	Nama vendor pengirim
Jumlah Item	Total jenis barang yang diterima
Status	Draft atau Confirmed

Gunakan filter untuk menyaring berdasarkan:

• Nomor PO — Cari penerimaan berdasarkan PO tertentu.
• Rentang Tanggal — Filter berdasarkan tanggal penerimaan.
• Vendor — Filter berdasarkan vendor pengirim.

---

Membuat Penerimaan Barang Baru

1. Klik tombol Buat Penerimaan Baru di pojok kanan atas.
2. Pilih Purchase Order — Cari PO yang berstatus Sent atau Partially Received. Sistem menampilkan daftar PO yang belum selesai diterima.
3. Setelah PO dipilih, sistem otomatis mengisi:
   • Nama vendor.
   • Daftar item dari PO beserta qty yang dipesan dan sisa qty yang belum diterima.
4. Untuk setiap item, isi Qty Diterima — jumlah aktual barang yang diterima.
5. Isi informasi tambahan:
   • Tanggal Terima — Tanggal aktual barang sampai (default: hari ini).
   • Catatan — Keterangan tambahan, misalnya kondisi barang atau nomor surat jalan.
6. Klik Simpan untuk menyimpan penerimaan.

---

Verifikasi Qty Diterima vs Qty di PO

Pada form penerimaan, setiap item menampilkan perbandingan jumlah:

Kolom	Keterangan
Deskripsi Item	Nama barang sesuai PO
Qty Dipesan	Jumlah yang dipesan di PO
Qty Sudah Diterima	Jumlah yang sudah diterima dari GRN sebelumnya
Sisa	Qty yang masih harus diterima
Qty Diterima (input)	Jumlah yang Anda terima kali ini

Sistem akan memberikan peringatan jika qty diterima melebihi sisa yang belum diterima.

Penerimaan Parsial

Anda tidak harus menerima semua item sekaligus. Jika vendor mengirim sebagian barang terlebih dahulu, isi qty yang diterima saat ini saja. Status PO akan berubah menjadi Partially Received. Anda dapat membuat GRN tambahan untuk sisa barang di kemudian hari.

---

Konfirmasi Penerimaan (Terima Barang)

1. Buka GRN yang sudah dibuat.
2. Periksa kembali semua qty diterima.
3. Klik tombol Konfirmasi atau Terima Barang.
4. Setelah dikonfirmasi:
   • Status GRN berubah menjadi Confirmed.
   • Qty diterima di PO diperbarui.
   • Status PO akan berubah:
     • Partially Received jika masih ada sisa item.
     • Received jika semua item sudah diterima lengkap.

Setelah Barang Diterima

Setelah penerimaan dikonfirmasi, sistem dapat otomatis membuat Tagihan (Bill) untuk vendor berdasarkan item dan harga di PO. Periksa menu Hutang (AP) untuk melihat tagihan yang dihasilkan.

---

Membatalkan Penerimaan

1. Buka GRN yang ingin dibatalkan.
2. Klik tombol Batalkan.
3. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.
4. Qty diterima di PO akan dikurangi kembali sesuai jumlah yang dibatalkan.

GRN yang Sudah Dikonfirmasi

Berhati-hati saat membatalkan GRN yang sudah dikonfirmasi. Pastikan tagihan terkait belum diproses agar tidak terjadi ketidaksesuaian data keuangan.

---

Detail Penerimaan Barang

Halaman detail menampilkan informasi lengkap penerimaan:

• Header — Nomor GRN, tanggal, vendor, nomor PO referensi, status.
• Daftar Item — Tabel: deskripsi item, qty dipesan, qty diterima, satuan.
• Catatan — Informasi tambahan yang dicatat saat penerimaan.
• Riwayat — Log siapa yang membuat dan mengonfirmasi GRN.

Cocokkan dengan Surat Jalan

Selalu cocokkan qty di GRN dengan surat jalan atau delivery note dari vendor. Catat nomor surat jalan di kolom catatan untuk referensi audit di kemudian hari.