Penerimaan Barang (Goods Receipt)

Penerimaan Barang (Goods Receipt Note / GRN) digunakan untuk mencatat barang yang diterima dari vendor berdasarkan Purchase Order (PO). Setelah penerimaan dikonfirmasi (Terima Barang), kuantitas diterima pada PO diperbarui dan status PO berubah sesuai kelengkapan penerimaan.

Path menu: Pengadaan Kantor → Penerimaan Barang (/procurement/goods-receipts)

---

Alur Status GRN

DRAFT → RECEIVED
        ↘ CANCELLED

Status	Keterangan
Draft	GRN baru dibuat. Kuantitas diterima per item masih dapat disesuaikan di halaman detail.
Diterima (RECEIVED)	Penerimaan dikonfirmasi. Kuantitas diterima pada PO diperbarui.
Dibatalkan (CANCELLED)	GRN dibatalkan.

---

Daftar Penerimaan Barang

Halaman utama menampilkan seluruh catatan penerimaan barang:

Kolom	Keterangan
Nomor GRN	Nomor unik penerimaan
Tanggal Terima	Tanggal barang diterima
Nomor PO	Nomor Purchase Order yang menjadi acuan
Vendor	Nama vendor pengirim
Jumlah Item	Total jenis barang yang diterima
Status	Draft / Diterima / Dibatalkan

Gunakan filter untuk menyaring berdasarkan status, nomor PO, atau rentang tanggal.

---

Membuat Penerimaan Barang Baru

GRN dibuat dari detail Purchase Order, bukan dari halaman kosong. Buka detail PO yang berstatus Sent atau Partially Received, lalu klik aksi untuk membuat penerimaan (mengarah ke form dengan parameter ?from_po=).

Pada form pembuatan GRN, Anda hanya mengisi informasi penerimaan — bukan kuantitas per item:

1. Tanggal Terima — Tanggal aktual barang sampai (default: hari ini).
2. Nama Penerima — Nama orang yang menerima barang (wajib).
3. Email Penerima — Email penerima (wajib; otomatis terisi dari akun Anda).
4. Catatan — Keterangan kondisi barang, kekurangan, atau nomor surat jalan (opsional).

Form menampilkan preview item dari PO sebagai referensi. Klik Buat GRN untuk menyimpan.

Kuantitas Diperbarui Setelah GRN Dibuat

GRN dibuat mencakup seluruh item dari PO dan berstatus Draft. Kuantitas diterima per item disesuaikan setelahnya di halaman detail GRN, sebelum penerimaan dikonfirmasi.

---

Konfirmasi Penerimaan (Terima Barang)

1. Buka GRN berstatus Draft dari daftar.
2. Sesuaikan kuantitas diterima per item bila perlu, lalu periksa kembali.
3. Klik tombol Terima Barang.
4. Setelah dikonfirmasi:
   • Status GRN berubah menjadi Diterima (RECEIVED).
   • Kuantitas diterima pada PO diperbarui.
   • Status PO berubah menjadi Partially Received (jika masih ada sisa) atau Received (jika semua item lengkap).

Penerimaan Parsial

Anda tidak harus menerima semua item sekaligus. Jika vendor mengirim sebagian barang terlebih dahulu, catat kuantitas yang diterima saat ini saja. Status PO akan menjadi Partially Received, dan Anda dapat membuat GRN tambahan untuk sisa barang di kemudian hari.

---

Membatalkan Penerimaan

1. Buka GRN yang ingin dibatalkan.
2. Klik tombol Batalkan.
3. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.
4. Status GRN berubah menjadi Dibatalkan (CANCELLED).

Perhatikan Tagihan Terkait

Berhati-hatilah saat membatalkan GRN. Pastikan tagihan (Bill/AP) terkait belum diproses agar tidak terjadi ketidaksesuaian data keuangan.

---

Detail Penerimaan Barang

Halaman detail menampilkan informasi lengkap penerimaan:

• Header — Nomor GRN, tanggal terima, vendor, nomor PO referensi, status.
• Daftar Item — Tabel item beserta qty dipesan, qty diterima, dan satuan. Kuantitas diterima disesuaikan di sini selama status masih Draft.
• Catatan — Informasi tambahan yang dicatat saat penerimaan.
• Tombol aksi — Terima Barang dan Batalkan (sesuai status).

Cocokkan dengan Surat Jalan

Selalu cocokkan qty di GRN dengan surat jalan atau delivery note dari vendor. Catat nomor surat jalan di kolom catatan untuk referensi audit di kemudian hari.