Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Permintaan Pembelian (Purchase Request / PR) digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa sebelum dibuatkan Purchase Order. Proses ini memastikan setiap pengadaan melalui tahap persetujuan yang terkontrol sesuai kebijakan institusi.

Path menu: Pengadaan Kantor → Permintaan Pembelian (/procurement/purchase-requests)

Perbedaan dengan Inventory di Retail

Modul Retail memiliki fitur Inventory yang fokus pada operasional stok fisik di toko/gudang (transfer stok, opname, konsinyasi, alert stok). Sedangkan Procurement di Accounting fokus pada kontrol keuangan pembelian — setiap PR/PO terhubung ke pencatatan keuangan dan pengadaan. Jika bisnis Anda menggunakan kedua modul, Retail mengelola barang fisik dan Accounting mengelola pencatatan keuangannya.

---

Alur Status Purchase Request

Draft → Submitted → Approved → Ordered → Completed

Status	Keterangan
Draft	PR baru dibuat, masih bisa diedit dan dihapus. Belum diajukan.
Submitted (Diajukan)	PR sudah diajukan dan menunggu persetujuan.
Approved (Disetujui)	PR disetujui. Dapat dikonversi menjadi Purchase Order.
Ordered (Dipesan)	PR sudah dikonversi menjadi Purchase Order.
Completed (Selesai)	Proses pengadaan atas PR ini selesai.
Rejected (Ditolak)	PR ditolak oleh pihak berwenang.
Cancelled (Dibatalkan)	PR dibatalkan. Status bersifat terminal (final).

---

Daftar Purchase Request

Halaman utama menampilkan seluruh PR dalam bentuk tabel:

Kolom	Keterangan
No	Nomor urut baris
No. PR	Nomor unik yang di-generate otomatis
Tanggal	Tanggal pengajuan PR
Pemohon	Nama dan email pemohon
Vendor / Supplier	Vendor yang diusulkan (jika diisi)
Deskripsi	Keperluan pembelian
Total Est.	Perkiraan total biaya seluruh item
Prioritas	Tingkat prioritas: Rendah / Sedang / Tinggi / Mendesak
Status	Status PR saat ini

Gunakan filter di bagian atas untuk menyaring berdasarkan Status, Prioritas, Vendor / Supplier, atau Tanggal PR. Tersedia juga quick filter: Diajukan, Disetujui, Bulan Ini, Tahun Ini.

---

Membuat Purchase Request Baru

1. Klik tombol Buat Permintaan di atas daftar.
2. Isi Informasi Umum:
   • Tanggal PR — Tanggal pengajuan (default: hari ini).
   • Tanggal Dibutuhkan — Kapan barang/jasa dibutuhkan (opsional).
   • Prioritas — Wajib dipilih: Rendah (LOW), Sedang (MEDIUM), Tinggi (HIGH), atau Mendesak (URGENT).
   • Pemohon — Nama pemohon (otomatis terisi dari akun Anda, dapat diubah).
   • Vendor / Supplier — Pilih vendor dari master (opsional).
   • Deskripsi / Keperluan — Wajib. Jelaskan keperluan pembelian.
   • Catatan — Keterangan tambahan (opsional).
3. Tambahkan item yang diminta pada Daftar Item:
   • Klik Tambah Item.
   • (Opsional) Pilih item dari Master Barang Kantor — sistem otomatis mengisi deskripsi, satuan, akun, dan menandai perlakuan (Persediaan / Aset / Beban).
   • Isi Deskripsi Item, Qty, Satuan, dan Harga Est. (harga estimasi per unit).
   • Kolom Jumlah dihitung otomatis (Qty × Harga Est.).
4. Ulangi langkah 3 untuk setiap item yang dibutuhkan.
5. Klik Buat PR untuk menyimpan sebagai Draft.

Simpan sebagai Draft Dulu

PR yang baru dibuat berstatus Draft dan dapat diedit atau ditambahi item kapan saja sebelum diajukan (submit).

---

Mengajukan Purchase Request (Submit)

1. Buka PR yang berstatus Draft (di halaman detail atau klik kanan pada daftar).
2. Pastikan semua item, qty, dan satuan sudah benar.
3. Klik tombol Ajukan.
4. Status PR berubah menjadi Submitted (Diajukan) dan menunggu persetujuan.

Setelah diajukan, PR tidak dapat diedit lagi.

---

Persetujuan Purchase Request

PR yang Submitted akan diproses oleh pihak berwenang. Setelah disetujui, statusnya menjadi Approved (Disetujui) dan siap dikonversi menjadi Purchase Order.

PR Approved Dikonversi ke PO

Setelah PR disetujui, buka detail PR dan klik Buat PO untuk membuat Purchase Order dengan item dari PR. Jika institusi mengaktifkan Pengadaan Terpusat (Gudang Pusat), pemenuhan PR ditangani oleh Gudang Pusat, bukan lewat pembuatan PO lokal.

---

Mengedit Purchase Request

Purchase Request hanya dapat diedit selama berstatus Draft.

1. Buka PR yang berstatus Draft, klik Edit.
2. Ubah data header atau item sesuai kebutuhan.
3. Klik Simpan Perubahan.

---

Menghapus dan Membatalkan PR

• Hapus — Hanya PR berstatus Draft yang dapat dihapus. Data yang dihapus tidak dapat dikembalikan.
• Batalkan — Hanya PR berstatus Submitted (Diajukan) yang dapat dibatalkan. Setelah dibatalkan, status menjadi Cancelled (Dibatalkan) yang bersifat terminal — PR tidak kembali ke Draft dan tidak dapat diproses lagi.

---

Detail Purchase Request

Halaman detail PR menampilkan:

• Header — Nomor PR, status, prioritas, tanggal, tanggal dibutuhkan, pemohon, dan vendor.
• Daftar Item — Tabel item yang diminta: deskripsi, qty, satuan, harga estimasi, jumlah.
• Total Estimasi — Total estimasi biaya seluruh item.
• Tombol Cetak — Mencetak dokumen PR (membuka dialog cetak browser).
• Tombol aksi sesuai status — Edit/Ajukan/Hapus (Draft), Batalkan (Submitted), atau Buat PO (Approved).