Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Permintaan Pembelian (Purchase Request / PR) digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa sebelum dibuatkan Purchase Order. Proses ini memastikan setiap pengadaan melalui tahap persetujuan yang terkontrol sesuai kebijakan institusi.

Path menu: Procurement → Permintaan Pembelian (/procurement/purchase-requests)

Perbedaan dengan Inventory di Retail

Modul Retail memiliki fitur Inventory yang fokus pada operasional stok fisik di toko/gudang (transfer stok, opname, konsinyasi, alert stok). Sedangkan Procurement di Accounting fokus pada kontrol keuangan pembelian — setiap PR/PO terhubung ke pusat biaya, anggaran, dan otomatis membuat jurnal hutang (AP) saat barang diterima. Jika bisnis Anda menggunakan kedua modul, Retail mengelola barang fisik dan Accounting mengelola pencatatan keuangannya.

---

Alur Status Purchase Request

Draft → Submitted → Approved

Status	Keterangan
Draft	PR baru dibuat, masih bisa diedit. Belum diajukan untuk persetujuan.
Submitted	PR sudah diajukan dan menunggu persetujuan dari pihak berwenang.
Approved	PR disetujui. Dapat dikonversi menjadi Purchase Order.

---

Daftar Purchase Request

Halaman utama menampilkan seluruh PR dalam bentuk tabel:

Kolom	Keterangan
Nomor PR	Nomor unik yang di-generate otomatis (format: PR-YYYY-NNN)
Tanggal	Tanggal pengajuan PR
Pusat Biaya	Departemen atau unit yang mengajukan
Jumlah Item	Total jenis barang/jasa yang diminta
Total Estimasi	Perkiraan total biaya seluruh item
Status	Draft, Submitted, atau Approved

Gunakan filter di bagian atas untuk menyaring berdasarkan:

• Status — Pilih status tertentu atau tampilkan semua.
• Rentang Tanggal — Filter berdasarkan tanggal pengajuan.
• Kata Kunci — Cari berdasarkan nomor PR atau keterangan.

---

Membuat Purchase Request Baru

1. Klik tombol Buat PR Baru di pojok kanan atas.
2. Isi header PR:
   • Tanggal — Tanggal pengajuan (default: hari ini).
   • Pusat Biaya — Pilih pusat biaya/departemen yang mengajukan.
   • Catatan — Alasan atau keterangan mengapa pembelian dibutuhkan.
3. Tambahkan item yang diminta:
   • Klik Tambah Item.
   • Isi Deskripsi — Nama atau deskripsi barang/jasa yang dibutuhkan.
   • Isi Qty — Jumlah yang diminta.
   • Pilih Satuan — Satuan ukur (pcs, box, kg, liter, dll).
   • Isi Harga Estimasi — Perkiraan harga per unit (opsional, sebagai referensi).
4. Ulangi langkah 3 untuk setiap item yang dibutuhkan.
5. Klik Simpan sebagai Draft untuk menyimpan tanpa mengajukan, atau klik Simpan & Ajukan untuk langsung submit.

Simpan Draft Terlebih Dahulu

Jika Anda belum yakin dengan seluruh item yang dibutuhkan, simpan sebagai Draft terlebih dahulu. Anda bisa mengedit dan menambahkan item kapan saja sebelum mengajukan (submit).

---

Mengajukan Purchase Request (Submit)

1. Buka PR yang berstatus Draft.
2. Pastikan semua item, qty, dan satuan sudah benar.
3. Klik tombol Ajukan atau Submit.
4. Status PR berubah menjadi Submitted dan menunggu persetujuan.

---

Menyetujui Purchase Request (Approve)

Pengguna dengan hak akses approval dapat menyetujui PR yang sudah diajukan.

1. Buka PR yang berstatus Submitted.
2. Periksa daftar item, qty, estimasi harga, dan pusat biaya.
3. Klik tombol Approve.
4. Status PR berubah menjadi Approved.

PR yang Sudah Approved Bisa Dikonversi ke PO

Setelah PR disetujui, Anda dapat langsung mengonversinya menjadi Purchase Order. Buka PR yang Approved dan klik Buat PO dari PR untuk mengisi form PO dengan item dari PR.

---

Mengedit Purchase Request

Purchase Request hanya dapat diedit selama berstatus Draft.

1. Buka PR yang berstatus Draft dari daftar.
2. Ubah data header atau item sesuai kebutuhan.
3. Klik Simpan.

---

Menghapus dan Membatalkan PR

• Hapus — Hanya PR berstatus Draft yang dapat dihapus. Klik tombol Hapus pada halaman detail PR.
• Batalkan — PR yang sudah berstatus Submitted dapat dibatalkan kembali. Klik Batalkan untuk mengembalikan status ke Draft.

---

Detail Purchase Request

Halaman detail PR menampilkan:

• Header — Nomor PR, tanggal, pusat biaya, status, pembuat, catatan.
• Daftar Item — Tabel item yang diminta: deskripsi, qty, satuan, harga estimasi.
• Ringkasan — Total estimasi biaya seluruh item.
• Riwayat Status — Log perubahan status (siapa, kapan).
• PO Terkait — Daftar Purchase Order yang dibuat dari PR ini (jika ada).