Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Pesanan Pembelian (Purchase Order / PO) adalah dokumen resmi yang dikirim ke vendor untuk memesan barang atau jasa. PO menjadi dasar penerimaan barang (Goods Receipt) dan pencatatan hutang ke vendor di modul keuangan.

Path menu: Procurement → Pesanan Pembelian (/procurement/purchase-orders)

Perbedaan dengan PO di Retail

PO di modul Retail fokus pada pengadaan stok fisik untuk toko. PO di Accounting fokus pada pencatatan keuangan — terhubung ke akun GL, pusat biaya, anggaran, dan otomatis membuat Tagihan (Bill/AP) setelah barang diterima.

---

Alur Status Purchase Order

Draft → Sent → Partially Received → Received → Billed → Cancelled

Status	Keterangan
Draft	PO baru dibuat, belum dikirim ke vendor. Masih bisa diedit.
Sent	PO sudah dikirim/dikonfirmasi ke vendor. Menunggu pengiriman barang.
Partially Received	Sebagian barang sudah diterima, masih ada item yang belum lengkap.
Received	Semua barang sudah diterima lengkap sesuai PO.
Billed	Tagihan (bill) dari vendor sudah dicatat di sistem.
Cancelled	PO dibatalkan. Tidak ada penerimaan yang diproses.

---

Daftar Purchase Order

Halaman utama menampilkan seluruh PO dalam bentuk tabel:

Kolom	Keterangan
Nomor PO	Nomor unik yang di-generate otomatis (format: PO-YYYY-NNN)
Tanggal	Tanggal pembuatan PO
Vendor	Nama vendor tujuan
Jumlah Item	Total jenis barang dalam PO
Total	Total nilai PO (jumlah harga seluruh item)
Status	Status terkini PO

Gunakan filter untuk menyaring berdasarkan status, vendor, atau rentang tanggal.

---

Membuat Purchase Order Baru

Membuat PO Manual

1. Klik tombol Buat PO Baru di pojok kanan atas.
2. Isi header PO:
   • Vendor — Pilih vendor dari daftar.
   • Tanggal PO — Tanggal pembuatan pesanan (default: hari ini).
   • Syarat Pembayaran — Ketentuan pembayaran (contoh: Net 30, COD).
   • Catatan — Instruksi khusus untuk vendor (opsional).
3. Tambahkan item pesanan:
   • Klik Tambah Item.
   • Isi Deskripsi — Nama barang/jasa yang dipesan.
   • Isi Qty — Jumlah yang dipesan.
   • Pilih Satuan — Satuan ukur item.
   • Isi Harga Satuan — Harga per unit dari vendor.
   • Subtotal dihitung otomatis (Qty x Harga Satuan).
4. Periksa Total PO di bagian bawah formulir.
5. Klik Simpan sebagai Draft atau Simpan & Kirim untuk langsung mengirim ke vendor.

Membuat PO dari Purchase Request

1. Buka Purchase Request yang berstatus Approved.
2. Klik tombol Buat PO dari PR.
3. Sistem otomatis mengisi item PO berdasarkan item dari PR.
4. Pilih Vendor dan isi Harga Satuan untuk setiap item.
5. Lengkapi syarat pembayaran dan catatan.
6. Simpan PO.

---

Mengirim Purchase Order (Send)

1. Buka PO yang berstatus Draft.
2. Periksa semua item, qty, dan harga sudah benar.
3. Klik tombol Kirim PO.
4. Status PO berubah menjadi Sent.

Setelah PO berstatus Sent, data item dan harga tidak dapat diubah lagi.

---

Mengedit Purchase Order

PO hanya dapat diedit selama berstatus Draft:

1. Buka PO dari daftar.
2. Klik tombol Edit.
3. Ubah vendor, item, qty, atau harga sesuai kebutuhan.
4. Klik Simpan.

---

Membatalkan Purchase Order

1. Buka PO yang berstatus Draft atau Sent.
2. Klik tombol Batalkan PO.
3. Isi alasan pembatalan pada dialog konfirmasi.
4. Status PO berubah menjadi Cancelled.

PO yang Sudah Diterima Tidak Bisa Dibatalkan

Jika sudah ada Goods Receipt yang mengacu ke PO ini, PO tidak bisa dibatalkan secara langsung. Anda perlu mengembalikan barang melalui fitur Retur Pembelian terlebih dahulu.

---

Detail Purchase Order

Halaman detail PO menampilkan informasi lengkap:

• Header — Nomor PO, tanggal, vendor, syarat pembayaran, status.
• Daftar Item — Tabel: deskripsi, qty dipesan, qty diterima, harga satuan, subtotal.
• Ringkasan — Total nilai PO, total item, status penerimaan.
• Goods Receipt Terkait — Daftar penerimaan barang yang mengacu ke PO ini.
• Retur Terkait — Daftar retur barang terkait PO ini.
• Riwayat Status — Log perubahan status PO.

Cetak Purchase Order

Anda dapat mencetak PO dalam format PDF untuk dikirim ke vendor. Klik tombol Cetak pada halaman detail PO.