Check-in

Proses kedatangan tamu — verifikasi identitas, assign kamar, terima deposit, ubah status reservasi → checked_in.

Path menu: Front Desk → Check-in (/front-desk/check-in)

Workflow

1. Pilih Reservasi

Halaman menampilkan daftar tamu expected check-in hari ini (status confirmed, check_in_date = today).

Filter & search:

• Search: nomor reservasi / nama tamu
• Toggle: tampilkan walk-in candidate (early check-in dari besok)

Klik baris reservasi untuk masuk form check-in.

2. Verifikasi Identitas

Form menampilkan:

• Profile tamu (nama, no. identitas, telepon)
• Tipe kamar yang di-book
• Tanggal stay & malam

FD verifikasi dokumen identitas tamu (KTP/Passport) dan update field jika ada perubahan.

3. Assign Kamar Fisik

Kalau reservasi belum punya room_id, FD pilih dari daftar kamar tersedia untuk tipe yang sesuai. Sistem auto-filter kamar:

• Status available
• Tipe kamar match
• Tidak ada conflict booking di tanggal stay

4. Pembayaran Deposit / Settlement

Pilih metode pembayaran:

• Cash
• Card (Visa/Master/JCB)
• Transfer bank
• E-wallet (GoPay/OVO/Dana)
• Online payment (Xendit gateway)
• Bill-to-Company (kalau corporate, skip pembayaran di sini)

Input jumlah — bisa partial (DP) atau full settlement.

5. Submit

Sistem update:

• reservations.status → checked_in
• reservations.actual_check_in = NOW()
• reservations.room_id = kamar yang di-assign
• rooms.status → occupied
• Folio created (status open)
• Room charge malam pertama di-post ke folio (kalau rate paket Room + Breakfast, otomatis dipecah jadi baris Kamar + F&B). Malam ke-2 dst. di-post oleh Night Audit per malam
• Payment record di folio_payments (kalau ada)

Long Stay & modul Night Audit OFF

Untuk reservasi Long Stay atau saat modul Night Audit dimatikan, hanya malam pertama yang ter-post otomatis — sisanya di-post manual via folio. Sistem akan memblokir check-out kalau jumlah malam ter-post belum menutupi durasi stay (lihat Check-out).

Special Cases

Early Check-in

Tamu datang sebelum jam check-in standar (14:00). Sistem allow tapi:

• Cek kamar status — kalau masih dirty/cleaning, tolak atau request HK rush clean
• Early check-in fee — opsional, FD bisa tambah charge manual

Late Arrival / Same-Day Walk-in

Tamu tanpa booking, datang langsung. Gunakan Walk-in flow.

Group Check-in

Multiple tamu sekaligus (tour group). FD process satu per satu, atau tag group_id di setiap reservasi untuk grouping.

Day-Use / Hourly

FD pilih reservasi dengan stay_type non-overnight. Form check-in sama, tapi actual_check_in harus dalam window [check_in_time, check_out_time]. Lihat Day-Use Hotel.

Tips

• Identitas wajib — pastikan no. identitas terisi sebelum submit (untuk regulasi PHRI / lapor pol-tabes)
• Foto/scan KTP — best practice attach di field notes reservasi (manual untuk now)
• Untuk reservasi OTA, no. card biasanya untuk guarantee saja; charge tetap dari OTA payment
• Bill-to-Company — skip step pembayaran, tapi tetap minta tanda tangan dari tamu di registration card
• Setelah check-in, reservasi berstatus checked_in — bisa add charges (laundry, F&B, dll) ke folio