Mode Gelap
Purchase Order (PO)
Purchase Order pengadaan hotel untuk memesan barang linen/amenity ke supplier. Alur: Draft → Submit → Disetujui → Terima Barang (GRN). Saat barang diterima lewat GRN, stok linen bertambah dan tagihan (AP) otomatis tercatat di Akunting (bila add-on Akunting aktif).
Path menu: Pengadaan → Purchase Order (/procurement/purchase-orders)
Status PO
| Status | Label | Warna | Deskripsi |
|---|---|---|---|
draft | Draft | Abu-abu | Baru dibuat, masih bisa diedit / dibatalkan / disubmit |
submitted | Menunggu Persetujuan | Kuning | Sudah diajukan, menunggu approve/reject |
approved | Disetujui | Biru | Sudah disetujui, siap diterima (GRN) |
partially_received | Diterima Sebagian | Ungu | Sebagian item sudah diterima, sisa masih bisa diterima |
received | Diterima | Hijau | Seluruh item sudah diterima |
cancelled | Dibatalkan | Merah | Dibatalkan saat masih draft |
rejected | Ditolak | Merah | Ditolak oleh approver |
Daftar PO
Kolom tabel: No, Nomor PO (monospace), Tanggal (tanggal dibuat), Supplier, Total, Tgl Diharapkan, Status (badge berwarna). Klik baris untuk membuka detail PO.
Filter: Status dan Tanggal (tanggal dibuat). Kotak pencarian mencari nomor PO / nama supplier.
Buat / Edit PO
Tombol Buat PO membuka form. PO hanya bisa diedit selama status masih draft.
Header
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Supplier | Opsional. Dipilih dari master Supplier (berdasarkan nama). Boleh dikosongkan dan diisi belakangan |
| Tgl Diharapkan | Opsional. Tanggal barang diharapkan tiba (date picker) |
| Catatan | Opsional |
Item
Tiap baris item:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Item Linen | Dipilih dari master item linen yang aktif |
| Satuan Beli | Satuan pembelian item. Bisa satuan dasar atau satuan beli (mis. lusin/pak) dengan faktor konversi. Bila faktor > 1, muncul hint jumlah yang masuk stok dalam satuan dasar |
| Qty | Jumlah yang dipesan |
| Harga / satuan | Harga per satuan. Otomatis terisi dari harga item saat item dipilih (bisa diubah) |
| Subtotal | Qty × Harga (otomatis) |
Total PO dihitung otomatis dari seluruh subtotal. Minimal 1 item dengan qty > 0.
Menyimpan PO baru menghasilkan PO berstatus Draft.
Konversi satuan beli
Bila item dibeli dalam satuan beli (mis. "lusin"), sistem menampilkan berapa jumlah dalam satuan dasar yang akan masuk stok saat barang diterima. Stok selalu dicatat dalam satuan dasar.
Detail PO & Aksi
Halaman detail menampilkan nomor PO, status, supplier, tgl diharapkan, pembuat (Dibuat oleh), total, tabel item (Item, Qty, Diterima, Harga, Subtotal), dan catatan.
Tombol aksi mengikuti status:
| Status | Aksi yang tersedia |
|---|---|
| Draft | Batalkan · Edit · Submit |
| Menunggu Persetujuan | Tolak (perlu izin approve; minta alasan) · Kembalikan ke Draft · Setujui (perlu izin approve) |
| Disetujui / Diterima Sebagian | Terima Barang (GRN) → membuka pembuatan GRN untuk PO ini |
Izin approve terpisah
Tombol Setujui dan Tolak hanya aktif untuk pengguna dengan izin approve pada menu ini. Membuat/mengedit PO memerlukan izin write. Izin diatur di SSO per menu (read / write / delete / approve).
Alur Pengadaan
Purchase Order adalah langkah tengah dalam alur pengadaan hotel:
Supplier & Permintaan Barang (PR) → Purchase Order → Penerimaan Barang (GRN)
- PO bisa dibuat langsung, atau otomatis dari PR yang sudah disetujui (bila add-on Gudang Pusat tidak aktif — lihat Permintaan Barang).
- Setelah PO Disetujui, barang diterima lewat GRN. Penerimaan boleh sebagian (status menjadi Diterima Sebagian) sampai seluruh qty diterima.
Efek saat barang diterima
PO sendiri belum memengaruhi stok atau tagihan. Efek stok (bertambah) dan tagihan AP di Akunting baru terjadi saat GRN dikonfirmasi Terima Barang.