Budget vs Actual Report

Perbandingan budget plan vs realisasi aktual dari jurnal Accounting. Penting untuk financial control — identify variance, over-budget items, dan track budget compliance per period.

Path menu: Laporan → Pendapatan & Keuangan → Budget vs Actual (/reports/budget-vs-actual)

Prasyarat

Modul Budget harus sudah ter-setup di Accounting:

1. Cost Centers di-define (mis. HOTEL, F&B, ADMIN)
2. Budget di-create per Cost Center per Fiscal Year
3. Budget Lines (akun + period + planned amount) di-input
4. Budget di-approve (status APPROVED) supaya bisa di-track
5. Jurnal aktual ter-post dengan cost_center_id matching budget cost center

Catatan: Hotel-side report ini adalah wrapper proxy — data sumber ada di Accounting module. Setup awal (Cost Center, Budget) dilakukan di Accounting, hotel admin cukup view di sini.

Filter

Field	Keterangan
Tahun Fiskal	Fiscal year (default tahun berjalan)
Status	APPROVED (default) / SUBMITTED / CLOSED / DRAFT / Semua
Cost Center	Filter spesifik (mis. HOTEL only). Kosongkan untuk semua

Klik Terapkan Filter untuk reload list budget.

Workflow

1. Pilih Budget

Daftar budget yang match filter ditampilkan sebagai card grid:

• Nama budget
• Fiscal Year + Cost Center
• Status badge

Klik card → load detail vs-actual.

2. Lihat Summary (5 Kartu KPI)

Kartu	Keterangan
Budget	Nama + FY + Cost Center
Total Planned	Sum planned (atau revised kalau ada) semua budget lines
Total Actual	Sum realisasi dari journal entries posted
Variance	Total Planned − Total Actual (positif = under budget = baik, negatif = over budget = warning)
Over Budget Lines	Count line yg actual > planned

3. Detail per Periode × Akun

Tabel per row = 1 budget line:

• Period — format YYYY-MM (mis. 2026-01)
• Account — code + name dari Chart of Account
• Planned — original budget
• Revised — kalau ada budget revision
• Actual — realisasi dari journal entries
• Variance — effective_planned − actual (effective = revised kalau ada, else planned)
• Variance % — variance / planned × 100

Color coding:

• 🟢 Green badge — variance positif (under budget)
• ⚪ Gray badge — variance kecil (<5%, dalam expected range)
• 🔴 Red badge + row highlighted — over budget

Footer row — total kolom untuk overview cepat.

4. Export CSV

Tombol Export CSV — download data lengkap untuk archive atau analysis di Excel/Sheets.

Perhitungan Variance

effective_planned = revised_amount jika ada, else planned_amount
variance         = effective_planned - actual_amount
variance_pct     = (variance / effective_planned) × 100

variance > 0 → Under budget (BAIK)
variance < 0 → Over budget (WARNING)
variance ≈ 0 → On target

Use Case

Financial Control Bulanan

Manager keuangan review akhir bulan:

• Identify lines yang over budget signifikan
• Investigate root cause (mis. utility cost naik karena AC sering rusak — link ke Maintenance Report)
• Adjust budget revision atau action operational

Year-end Variance Analysis

Owner/CFO review tahunan:

• Total budget achievement
• Cost center yang konsisten over budget → re-baseline FY berikutnya
• Identify accounts yang under-utilized → re-allocate

Budget Revision Trigger

Kalau variance >20% di mid-year → trigger budget revision di Accounting:

• Submit revision dengan justification
• Setelah approved, revised_amount ter-populate
• Report ini akan pakai revised_amount untuk variance calculation

Tips

• Bandingkan dengan period sebelumnya — kalau available, untuk lihat trend variance
• Drill ke jurnal — buka modul Accounting → Journal Entries dengan filter cost_center + period untuk lihat detail transaksi yang berkontribusi ke actual
• Cost Center "HOTEL" — best practice setup di Accounting awal supaya budget hotel kelihatan terisolasi dari F&B/Admin
• Posting timing — actual hanya count journal entries yang status POSTED (bukan draft) — pastikan accounting team rajin posting jurnal

Troubleshooting

Masalah	Penyebab	Solusi
Budget tidak muncul di list	Status DRAFT di Accounting	Submit & approve dulu di Accounting
Total Actual = 0	Jurnal belum posted, atau cost_center mismatch	Verify journal status POSTED + cost_center_id sesuai
"Failed to reach accounting service"	Backend Accounting down atau config base_url salah	Hubungi support team
Budget revision tidak masuk Variance	revised_amount belum di-set di budget line	Edit budget line di Accounting, submit revision
Authorization error	JWT user expired	Logout & login ulang

Path Implementasi (Internal)

• Backend: hotel-side proxy BudgetReportCtrl di lbr-hotel-api/app/http/controllers/BudgetReportCtrl.go — forward JWT user ke lbr-accounting-api
• Endpoint:
  • GET /api/hotel/reports/budget-vs-actual?fiscal_year=&status=&cost_center_id=&limit=
  • GET /api/hotel/reports/budget-vs-actual/:id (vs-actual detail)
  • GET /api/hotel/reports/budget-vs-actual/cost-centers (helper untuk filter dropdown)
• Sumber data: lbr-accounting-api — modul Budget (V11+ migration di Accounting schema)
• SSO menu: id 481, parent 467 (Pendapatan & Keuangan)